Kurzanleitung: Wie Sie mit nur vier Schritten starten um Ihre Meetings zu evaluieren und zu verbessern

Kennen Sie die Return On Time Invested (ROTI) Methode? Hierbei handelt es sich um eine schnelle und einfach Methode, um zu überprüfen, ob Meetings einen Mehrwert für dessen Teilnehmer erbringen und um diese effektiver zu gestalten. Traditionell setzt man diese Methode im Anschluss an Meetings mittels Post-its und einer Pinnwand um. Meetingteilnehmer geben mit Hilfe einer Skalierung an, ob das Meeting für sie einen Mehrwert dargestellt hat (5) oder nicht (1), bzw. hinterlassen kurzes, qualitatives Feedback darüber, wie man das Meeting in Zukunft aus ihrer Sicht verbessern könnte. Der Meetingverantwortliche wertet das Feedback anschließend aus und dokumentiert die Gesamtbewertung. Setzt er von nun an Verbesserungen um, muss er das Feedback nach jedem Meeting erneut einsammeln, auswerten und dokumentieren, um zu sehen, ob sich eine Verbesserung eingestellt hat, oder nicht. Sollte die Bewertung des Meetings schlecht bleiben, bzw. sogar schlechter werden, sollte das Meeting in Zukunft abgesagt werden. Diese Methode, die sich im Agile-Coaching-Umfeld längst bewährt hat, findet nun den Schritt ins digitale Zeitalter. Mit TimeInvest können Meetings nun anonym bewertet, schnell ausgewertet und anschließend verbessert, bzw. wenn sinnvoll eliminiert werden. Das auf der ROTI-Methode basierende Tool besteht aus vier Schritten, die wir hier kurz erläutern wollen.

Sobald man sich bei TimeInvest registriert und eingeloggt hat, sieht man folgende Oberfläche:

Im Dashboard sehen Sie alle bereits hinzugefügten Meetings. Unter Kalender können Sie sich diese Meetings in der Monats- und Tagesübersicht darstellen lassen. Unter Meetings sehen Sie alle Meetings, die Sie selbst erstellt haben.

1. Meeting hinzufügen

Klicken Sie nun auf Meeting hinzufügen, öffnet sich folgendes Fenster:

Grundsätzlich orientiert sich das Fenster an den Terminfunktionen, die Sie aus anderer bekannter Software wie Outlook oder Google Calendar bereits kennen. Zunächst geben Sie dem Meeting einen Titel. Anschließend wählen Sie den Meetingverantwortlichen aus. Standardmäßig sind Sie hier bereits selbst ausgewählt. Nachdem Sie eine Meetingbeschreibung hinzugefügt haben, können Sie nun auswählen wann das Meeting stattfindet ((Start-)Datum), zu welcher Uhrzeit es beginnt (Beginn) und endet (Ende) und in welchem Zyklus es stattfindet (täglich, wöchentlich, monatlich, …). Unter Skala können Sie nun noch auswählen, wie granular Meetingteilnehmer das Meeting bewerten sollen können. (1 - 5 oder 1 - 10). Schieben Sie den Regler, der sich unten links im Fenster befindet, nach rechts, erhalten Sie eine E-Mail nachdem das Meeting stattgefunden hat, um anschließend die Evaluierung zu versenden.

Klicken Sie nun auf Meeting hinzufügen, befinden Sie sich direkt im Meeting.

Das soeben erstellte Meeting erscheint nun zudem in Ihrem Dashboard, im Kalender sowie unter dem Punkt Meetings.

2. Direktes Feedback erhalten

Das soeben erstellte Meeting sieht nun wie folgt aus:

Sie sehen nun alle soeben eingegeben Informationen über das Meeting und können dies jederzeit bearbeiten, indem Sie Meeting bearbeiten klicken. Im unteren Bereich sehen Sie auch, dass das Meeting noch nicht evaluiert wurde. Um dies zu ändern, können Sie nun auf Evaluierung erstellen klicken. Es erscheint das folgende Fenster:

Geben Sie der Evaluierung nun einen Namen. Sie können auch den Standardanfragentext verändern, wenn Sie dies wünschen. Dieser Text wird an Meetingteilnehmer mitversandt. Anschließend können Sie die E-Mail-Adressen der Meetingteilnehmer einzeln hinzufügen (Fügen Sie eine E-Mail-Adresse hinzu) oder alle E-Mail-Adressen kopieren und im unteren Feld einsetzen. Klicken Sie anschließend auf Evaluierung speichern und Einladungen versenden.

Alle Meetingteilnehmer, deren E-Mail-Adressen Sie soeben eingegeben haben, erhalten nun eine E-Mail mit der Aufforderung zur Bewertung des Meetings. 

Die Bewertungsmaske der Teilnehmer sieht wie folgt aus:

3. Meetings evaluieren

Sobald Meetingteilnehmer das Meeting bewertet haben, sehen Sie dies sofort. Der Evaluationstrend zeigt Ihnen die Entwicklung der Bewertung pro versendeter Evaluierung auf:

In der Evaluationshistorie sehen Sie die einzelnen versendeten Evaluierungen und können mit einem Klick auf diese das qualitative Feedback der Teilnehmer abrufen:

4. Auf das Feedback reagieren

Nun wissen Sie, wie das Meeting von den Teilnehmern aufgenommen wird. Durch das anonyme Feedback der Teilnehmer, können Sie nun beginnen Verbesserungen vorzunehmen. Dies kann eine andere Agenda sein, andere Teilnehmer oder auch eine kürzere oder längere Dauer des Meetings sein. Nach jedem neu und in verbesserter Form stattgefunden Meeting, sollten Sie anschließend erneut eine Evaluierung erstellen und versenden. Im Evaluationstrend können Sie beobachten, wie sich die Bewertung verändert. Sollte die Bewertung jedoch schlecht bleiben oder sogar schlechter werden und auch das Feedback der Teilnehmer darauf hinweisen, dass das Meeting auch in verbesserter Form keinen Mehrwert erbringen wird, sollten Sie das Meeting in Zukunft nicht mehr durchführen.