Das Duell um den Terminkalender: “Klassische” versus "Agile" Meetings

Daily, Weekly, Retrospective, Lean Coffee… Agile Methoden kommen mit einer Vielzahl an Meetings daher. Diese wurden jeweils für die agile Methode entwickelt und machen hierfür großen Sinn. Problematisch wird es dann, wenn diese “neuen” Meetings nicht die bereits bestehenden Termine ersetzen, sondern sich in die Lücken dazwischen schieben. Hier wollen wir einmal aufzeigen, was in den Terminkalendern vieler Angestellter passiert, wenn agile Methoden eingeführt werden und wie man diesem Phänomen entgegenwirken kann.

Das Bild oben zeigt den "TimeInvest Kalender" eines Klienten. Grün gefärbte Meetings bedeuten das sie besser als drei (> 3,5) bewertet wurden, rot gefärbte Meetings bedeuten das sie unter drei (< 2,5) bewertet wurden. Die Bewertungen werden anonym von den Meetingteilnehmern vorgenommen, der "TimeInvest Kalender" zeigt immer das aktuellste Bewertungsergebnis der Meetings.

1 + 1 = 0 oder der verstopfte Kalender

Wenn Unternehmen agile Methoden einführen, wollen Sie vor allem eines: Effizienz- und Effektivitätssteigerung. Dass die Einführung agiler Methoden nicht ganz banal ist, dürfte jedem dabei bewusst sein. Schließlich werden sie nicht auf der grünen Wiese eingeführt. Die Mitarbeiter haben ja bereits vor der Einführung miteinander gearbeitet, Prozesse befolgt und Besprechungen durchgeführt. Die alte trifft also auf die neue Welt. Klar, dass es hier zu Problemen kommen kann. Eines dieser Probleme, das vollkommen offensichtlich ist, aber dennoch viel zu wenig Beachtung findet, wollen wir hier einmal beleuchten. Es geht um den Kalender, um sinnvoll und sinnlos eingesetzte Zeit.

Stellen wir uns also einen Angestellten vor, in dessen Team vor kurzem Scrum eingeführt wurde. Nun sitzt er morgens an seinem Schreibtisch und übermittelt per Outlook seine Zusage zum Daily Scrum, dem Sprint Review und dem Sprint Retrospective Meeting. Zeitgleich erhält er Termine zur monatlichen Vorstellung des Projektstands gegenüber anderen Abteilungen. Außerdem stellt er fest, dass die bereits bestehenden Termine wie der Jour Fix mit seinem Vorgesetzten oder die monatliche Teambesprechung bestehen bleiben. Natürlich stehen auch weiterhin kurzfristige Abstimmungstermine an. Er sitzt also vor einem vollkommen überfüllten Terminkalender.

Was nach viel aussieht, schafft oft wenig

Nun geht es also los mit dem agilen Arbeiten. Der Prozess läuft und die Aufgaben sind klar verteilt. Der Zeitrahmen der To Dos ist klar abgesteckt und meist sportlich eingeschätzt. Schließlich will man durch das agile Arbeiten effizienter werden, Zeit gewinnen. Genau jetzt beginnt allerdings eine Abwärtsspirale. Und die hat einen Grund: Der Kalender ist zu voll. Und zwar mit zu vielen Meetings aus der alten, nicht agilen Welt, die jede Menge Zeit für zu wenig Mehrwert kosten. Da der einzelne Mitarbeiter aber nun einmal nur 40 Stunden in der Woche Zeit hat, muss er diese aufgebrachte Zeit auch einpreisen, wenn er in den agilen Meetings einschätzt, wie viel Zeit er für bestimmte Aufgaben brauchen wird. So verlangsamt sich der Gesamtprozess. Zudem wird die Qualität der einzelnen Meetings von Mal zu Mal schlechter. Es fehlt schlichtweg die Zeit, diese vernünftig vorzubereiten. Zudem beschäftigt man sich im einen Meeting bereits mit den Dingen, die im nächsten Meeting besprochen werden sollen. Mit anderen Worten: Die Mitarbeiter stecken nur noch in Meetings und haben keine Zeit mehr für ihre eigentliche Arbeit. 

Die alte und die neue Welt

Wie begegnet man diesem Problem nun aber? Die bereits vor der Einführung der agilen Arbeitsmethoden eingeführten Meetings hatten ja sicherlich mal einen Grund und haben diesen vielleicht immer noch. Man kann sie also auch nicht rigoros abschaffen. Die “neuen” Termine sind allerdings fester Bestandteil der neu eingeführten Methoden. Deren Absage würde also eine Abkehr vom Lehrbuch bedeuten, gerade zu Beginn sicherlich kein nahe liegender Impuls. 

Die Lösung steht in einem anderen Lehrbuch - dem sogenannten Agile Manifesto. 17 Softwareentwickler, u. a. die beiden Scrum-Begründer Ken Schwaber und Jeff Sutherland, schrieben im Jahr 2001 die zentralen Werte der agilen Softwareentwicklung auf. Einer der Grundsätze besagt, dass Menschen und Interaktionen über Prozessen und Werkzeugen stehen. 

Von sinnhaften und sinnlosen Meetings

Wieso also nicht die Menschen befragen? Helfen kann hierbei eine Methode namens “Return on Time Invested” (ROTI). Hier bewerten Teilnehmer im Anschluss an jedes Meeting dessen Sinnhaftigkeit auf einer Skala von 1 (sinnlos) bis 5 (sehr gut). Zudem geben Sie dem Meetingleiter qualitatives Feedback mit auf den Weg, um das Meeting in Zukunft zu verbessern. Wendet man diese Methode konsequent nach jedem Meeting an, wird man schnell feststellen, welche Meetings sinnvoll sind und deshalb weiter bestehen sollten und welche Meetings keinen Mehrwert erbringen. Sollte man bei schlecht bewerteten Meetings über einen längeren Zeitraum feststellen, dass auch die umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen nichts bringen, muss man diese konsequent abschaffen.

Hierdurch setzt sich ein Reinigungsprozess in Gang, den jeder Mitarbeiter schnell in seinem eigenen Kalender spüren kann. Wichtige Meetings werden weiter verbessert, die hierfür eingesetzte Zeit damit noch besser verwertet, und sinnlose Meetings finden nicht mehr statt. Es existiert wieder mehr Zeit für die eigentliche Arbeit und die Geschwindigkeit, die die Einführung der agilen Methoden einmal bringen sollte, ist wieder hergestellt. Natürlich hat dies auch einen positiven Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter.

Denn wer vergeudet schon gerne Zeit?

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