New work, old problems - Meetingeffizienz in Zeiten von Corona
Wir glauben an den Wert von Zeit. Mit TimeInvest helfen wir täglich Unternehmen dabei, ihr Zeitmanagement effizienter zu gestalten, indem sie Meetings verbessern und nicht notwendige Meetings eliminieren. Das machen wir nicht ohne Grund. Einer Studie von Bain & Company zufolge, verbringt die durchschnittliche Führungskraft zwei Tage die Woche in Meetings. Allerdings gaben die im Rahmen dieser Studie Befragten auch an, dass nur knapp über die Hälfte dieser Meetings überhaupt sinnvolle Ergebnisse hervorbringen. Für Unternehmen bedeutet dies vor allem eines: Kosten. Schätzungen gehen sage und schreibe von 700 bis 800 Milliarden Euro Kosten für die deutsche Volkswirtschaft pro Jahr aus.
Nun hat sich durch die Corona-Krise die Arbeit in den meisten Unternehmen grundlegend geändert. Mitarbeiter arbeiten von zu Hause, die Kommunikation findet telefonisch statt und Meetings werden mithilfe von Online-Tools abgehalten. Was bedeutet das in Bezug auf Zeiteffizienz? Welche Tipps helfen dabei, Meetings dennoch effektiv zu gestalten? Und wie stelle ich sicher, dass man - auch ohne die direkte Reaktion der Kolleginnen und Kollegen wahrzunehmen - die Motivation hochhalte? Diesen Fragen sind wir auf den Grund gegangen. Dieser Artikel soll Ihnen die Antworten liefern.
Die größten Fallstricke von Präsenz- und Remote Meetings aus Sicht unserer Kunden
Sie kennen ja sicherlich das Paretoprinzip. Es besagt, dass 80 % des Ergebnisses mit 20 % des Gesamtaufwands erreicht werden können. Wir haben festgestellt, dass dies auch für die Effizienz von Meetings gilt. Und zwar für Präsenzmeetings genauso wie für Remote Meetings. Denn sieht man sich die häufigsten Probleme mit Meetings einmal an, wird man schnell feststellen, dass diese bei Remote Meetings in ganz ähnlicher Form auftreten. Sie mögen einen anderen Ursprung haben und sicherlich sind auch die Lösungsansätze andere, die Grundprobleme bleiben aber die gleichen. Betrachten wir also einmal die größten Fallstricke:
1. Verspätung
Es klingt banal. Kann ja mal passieren. Aber sehen wir uns dieses Thema einmal aus einem anderen Blickwinkel an. Fünf Minuten Verspätung zu Beginn eines einstündigen Meetings kosten acht Prozent der gesamten Meetingzeit. Wir hatten ja bereits erwähnt, dass die durchschnittliche Führungskraft zwei Tage, also 40 % ihrer Zeit in Meetings verbringt. Gehen wir von einem achtstündigen Tag aus, verbringt diese also jede Woche anderthalb Stunden mit Wartezeit. Auf die Jahreshochrechnung können wir hier wohl getrost verzichten. Der Punkt ist: Verspätungen kosten viel Geld und Nerven.
Das Problem besteht bei Präsenzmeetings, genauso wie bei Remote Meetings, wobei die möglichen Verspätungsgründe im Büro sicherlich noch zahlreicher sind, als zu Hause. Wichtig ist dies nicht einfach als notwendiges Übel hinzunehmen. Grundsätzlich braucht es eine mehrwertige Meetingkultur, die sich durch Fokus, Disziplin und Fokus bemerkbar macht. Die lässt sich natürlich nicht von heute auf morgen herstellen. Herrscht solch eine Kultur nicht vor, sind einfache aber klare Verhaltensregeln, die immer wieder reflektiert werden können und auf die man routiniert verweisen kann, der erste Schritt, um Verhalten zu ändern. Bei mehrmaligen Verstößen sollte man mit dem jeweiligen Mitarbeiter ein Gespräch führen. Dies gilt für Meetings im Büro genauso wie für virtuelle Meetings.
2. Keine oder mangelhafte Vorbereitung
Alle sind pünktlich da und erwarten Ansagen. Währenddessen erledigt sich die Arbeit auf dem Schreibtisch nicht von selbst. Da in der Termineinladung keine Agenda, sondern nur das Thema des Meetings vermerkt war, gehen nun alle davon aus, dass sich der Meetingleiter eine Agenda überlegt hat, die er nun angehen will. Stattdessen die Frage: “Wir haben folgendes Problem, wie würdet Ihr damit umgehen?” Auch hier gilt für Präsenz- wie für Remote Meeting: vermeidbar! Einfach mindestens einen Tag vor Beginn des Meetings eine Agenda verschicken, sodass sich jeder vorbereiten kann. Hat man diese Hausaufgabe erledigt, kann man allerdings auch von den Meetingteilnehmern erwarten, dass sie optimal vorbereitet ins Meeting kommen. Elon Musk drückt das so aus: “Sei optimal auf dein Thema vorbereitet, oder werde in der Fragerunde ordentlich zerlegt.” Das klingt brachial, deutet aber durchaus die Lösung an, die für klassische wie für Remote Meetings gilt: Der Meetingleiter sollte alle Teilnehmer zur Interaktion auffordern. Schlechte Vorbereitung fällt so schnell auf. Sollte ein Teilnehmer mehrmals durch schlechte Vorbereitung auffallen, sollte man mit ihm das bilaterale Gespräch suchen.
3. Unaufmerksamkeit
Auch dies kennt vermutlich jeder. Ein schneller Blick ins Smartphone oder eine Mail, die schnell beantwortet werden muss. Klingt nicht dramatisch, ist aber ein Effizienzkiller. Der Umgang hiermit gestaltet sich beim Remote Meeting natürlich schwieriger als beim Präsenzmeeting. Zum einen sind die Ablenkungsmöglichkeiten im eigenen Heim vermutlich zahlreicher, zum anderen bemerkt man gar nicht unbedingt sofort, ob alle bei der Sache sind oder nicht. Die Lösung? Auch hier: klare Regeln. Bei Barack Obamas Kabinettssitzungen galt zum Beispiel: keine Smartphones! Alle Minister mussten vor Beginn jeder Sitzung ihre Smartphones in einen Korb legen. Nun können Sie natürlich keinen Korb ins virtuelle Meeting mitnehmen. Sie können aber klare Regeln formulieren und auch mehrmals daran erinnern. Die Akzeptanz für derlei Regeln mag in einer Ausnahmesituation wie der jetzigen sogar höher sein, als im Büroalltag.
4. Dauer
Auch hier merkt man wieder: ob Präsenzmeeting oder Video Call - selbes Problem. Die Dauer von Meetings wird oftmals von der persönlichen Einschätzung des Meetingleiters, bzw. seines Terminkalenders bestimmt. Dieser mag oft richtig liegen, oftmals aber auch deutlich daneben liegen. Und auch hier sind es wieder Regeln, die die Effizienz des Meetings deutlich erhöhen können. Hierbei gibt es zwei Ansätze. Larry Page, der Gründer von Google, hat eingeführt, dass kein Meeting länger als 50 Minuten dauern darf. Hat man zu diesem Zeitpunkt noch nicht alles besprochen, wird ein weiteres Meeting einberufen, das die verbleibenden Punkte klären soll. Anders macht es Sheryl Sandberg (COO von Facebook). Sie führt mit einer Strichliste durch Meetings. Erst wenn der allerletzte Punkt abgehakt ist, wird das Meeting beendet. So motiviert sie die Meetingteilnehmer zur zielgerichteten Mitarbeit. Schließlich möchte keiner wertvolle Stunden in Meetings verbringen. Den richtigen Ansatz muss man letztlich für sich selbst finden. Wichtig ist, dass jeder die Regeln kennt.
5. Unterbrechungen
Dieser Punkt verursacht bei virtuellen Meetings sicherlich größere Probleme. Die meisten Unterbrechungen treten durch technische Störungen auf. Das Mikrofon eines Teilnehmers funktioniert nicht oder Gesprächsteilnehmer verschwinden einfach aus dem Call, weil ihr Internet schlappmacht. Bei mehrmaligen Problemen eines Einzelnen sollte man mit diesem im Anschluss an den Call ein Gespräch führen und versuchen Lösungen zu finden. Ein externes Mikrofon oder eine Webcam sind schnell gekauft und kosten nicht die Welt. Genauso kann zum Beispiel eine LTE-Karte für den Laptop angeschafft werden, wenn das heimische W-Lan eine stabile Verbindung einfach nicht zulässt. Anders verhält es sich, wenn die Probleme alle betreffen. Hier sollte man schleunigst das Videocall-Tool reevaluieren und wenn nötig ersetzen. Fragen Sie am besten die Meetingteilnehmer nach Vorschlägen für andere Tools.
6. Falscher Teilnehmerkreis
Hierbei handelt es sich um eines der größten Probleme mit Meetings. Erneut gilt dies auch für virtuelle Meetings. Grundsätzlich muss der Meetingleiter einschätzen, wer für das jeweilige Meeting eingeladen wird. Dabei kann er einige Fehler machen: falsche Teilnehmer, zu viele Teilnehmer oder zu wenige Teilnehmer. Wir können hier zwei Tipps geben. Zum einen können Regeln das Schlimmste verhindern. Jeff Bezos von Amazon formulierte zum Beispiel die „Zwei-Pizza-Regel“. Heißt: Eine Besprechung sollte nicht mehr Personen umfassen, als mit zwei Pizzen verpflegt werden können. Larry Page lässt nicht mehr als zehn Teilnehmer zu einem Meeting zu. Und sind wir mal ehrlich: Haben Meetings mit über zehn Personen tatsächlich schon mal schnell und effektiv Lösungen hervorgebracht? Selten. Unser zweiter Tipp: Meetingteilnehmer im Anschluss ans Meeting befragen, ob der Teilnehmerkreis richtig war. Kolleginnen und Kollegen, die nicht unbedingt dabei sein hätten müssen, können dies nun zum Ausdruck bringen. Sollten wichtige Teilnehmer gefehlt haben, werden auch dies die anwesenden Mitarbeiter formulieren. Macht man dies mehrere Meetings infolge, wird sich schnell der perfekte Teilnehmerkreis herauskristallisieren.
7. Sprechordnung
Auch das kennen wir alle: Zwischenrufe im Video Call. Die sind sicher nicht unhöflich gemeint. Da man seinem Gegenüber nicht direkt gegenüber sitzt, merkt man einfach nicht genau, wann er mit seinem Gesprächsbeitrag fertig ist. Hier muss man pro Meeting einfach die besten Regeln ausprobieren. Ein Ansatz kann sein, Mikrofone immer stumm zu schalten, sofern man nicht gerade spricht. Bei größeren Teilnehmerkreisen kann ein Handzeichen Sinn machen, das signalisiert, dass man als Nächstes sprechen möchte. Dies konnten wir vor Kurzem beim Team der Quarantänehelden - einer Plattform, die Hilfe für Quarantänefälle vermittelt - beobachten. Die 15 Teammitglieder heben im Videocall die Hand, um zu signalisieren, dass sie nun an der Reihe sind. Will ein weiterer Teilnehmer etwas sagen, hebt er ebenfalls die Hand und deutet hiermit die Zahl 2 an. Ein Weiterer die 3, usw. Die Teilnehmer kommen dann nach und nach an die Reihe. Eine faszinierende Disziplin, die reibungslos klappte. Lässt Ihre Software dieses Vorgehen nicht zu, kann man mit dem Chat arbeiten. Fast jedes Tool hat eine Chatfunktion, die man nutzen kann, um zu signalisieren, dass man als Nächstes sprechen möchte.
Lösungsansätze unserer Kunden bei Remote Meetings
Unsere Kunden haben in den letzten Wochen - via TimeInvest - das anonyme Feedback der Meetingteilnehmer bzgl. der virtuellen Regelmeetings gesammelt und ein paar der Verbesserungsvorschläge an uns weitergeleitet. Was auffällt: Die Probleme sind die alten. Die Gründe hierfür sind oftmals andere und deshalb sollte man auch anders hiermit umgehen, als man dies bei Präsenzterminen tun würde. Unsere Tabelle stellt die bereits aufgezeigten Probleme nochmal dar, zeigt mögliche Ursachen hierfür auf und stellt dar, wie unsere Kunden hiermit umgehen:
| Problem | Mögliche Gründe | Potentielle Lösungen für Remote Meetings |
| Verspätung |
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| Keine oder mangelhafte Vorbereitung |
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| Unaufmerksamkeit |
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| Dauer |
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| Unterbrechungen |
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| Falscher Teilnehmerkreis |
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Sprechordnung |
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Bei manchen dieser Probleme kann Ihnen TimeInvest sicherlich behilflich sein. Probieren Sie es doch einfach mal aus. Hier geht's zum kostenlosen Test-Account!
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