Schnell und einfach zu Effizienz, Transparenz und einer besseren Feedbackkultur - Case Study eines TimeInvest-Users

Wir sind immer wieder begeistert, wenn unsere Kunden uns von den schnellen Erfolgen berichten, die sie durch den Einsatz unseres Tools erreicht haben. Zuletzt sprachen wir mit Franz Eichner, der TimeInvest in seinem Team erfolgreich einführte und nun den globalen Rollout koordiniert. Angefangen in einem Team in Österreich, sollen jetzt England und Singapur folgen. Für welche Argumente die Nutzung in Österreich sorgte, um den globalen Rollout anzuschieben und welche weiteren positiven Signale man feststellen konnte, lesen Sie in den folgenden Zeilen.

Effizienz und Feedbackkultur stärken

Die Nutzung von TimeInvest in Österreich erfolgte grundsätzlich aus zwei Gründen. Zum einen wollte man die Effizienz von Meetings verbessern und einem erkennbaren Trend von immer mehr Meetings entgegenwirken. Teilnehmer und Teilnehmerzahl, Struktur, Inhalte und vor allem die Frequenz von Meetings sollten hinterfragt werden. Mit ca. 25 % Organisationsaufwand im gesamten Unternehmen können sich hier bereits kleine Verbesserungen monetär extrem auswirken. 

Zum anderen wollte man die Feedbackkultur stärken und Mitarbeitern das Gefühl geben, dass sie etwas verändern können. Durch die erhöhte Transparenz würden Mitarbeiter zum Nachdenken über Veränderungen und letztendlich zu Verbesserungsmaßnahmen motiviert. Insbesondere sollten durch das Feedback auch Mitarbeiter, die Trainings und Schulungen für ihre KollegInnen vorbereiten und halten, stärker motiviert werden, dies auch weiterhin zu tun.

Kaum Zeitaufwand für deutliche Verbesserungen

Der Rollout startete im April diesen Jahres in einem Team in Österreich, wo man sich motiviert an die Nutzung von TimeInvest machte. Vor allem der geringe Zeitaufwand für die Bedienung des Tools sorgte sofort für positive Resonanz. Innerhalb von drei Monaten wurde die Nutzung von TimeInvest deshalb schnell auf die gesamte Abteilung ausgeweitet. 

“Wir starteten mit der Nutzung von TimeInvest in einem ohnehin hochmotivierten Team. Wie schnell das Tool angenommen wurde und wie konsequent es eingesetzt wurde, hat mich dennoch positiv überrascht”, so Franz Eichner, Agile Coach und Initiator des TimeInvest-Rollouts.

_{Der Initiator des TimeInvest-Rollouts: Franz Eichner}

In diesem Zeitraum wurden insgesamt 22 Meetings evaluiert, wobei es sich bei sechs dieser Meetings um täglich, wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Meetings handelte. Sofort konnte man sowohl qualitative als auch quantitative Verbesserungen wahrnehmen. Als quantitatives Ziel hatte man sich die Marke von 3,5 gesetzt. Zur Erinnerung: TimeInvest basiert auf der sogenannten ROTI-Methode (Return of Time Invested), bei der Meetings von 1 (Zeit war schlecht investiert) bis 5 (Zeit war hervorragend investiert) bewertet werden. Die gesetzte Marke konnte im Laufe der Zeit in allen evaluierten Meetings erreicht werden und die sechs wiederkehrenden Meetings zeigten alle einen positiven Trend auf. Dies konnte erreicht werden, weil die Meetingverantwortlichen erstmals echtes, anonymes Feedback zu Ablauf und Inhalt ihrer Meetings erhielten und so oftmals durch kleine Veränderungen enorme Verbesserungen erreichen konnten. Meist konnte die Qualität der Meetings bereits durch eine Verkürzung der Dauer oder einen leicht veränderten Teilnehmerkreis erreicht werden.

_{Anhand des Historienverlaufs erkennt man schnell, ob getroffene Maßnahmen greifen.}

Mit TimeInvest zu einem Verbesserungsspirit

Zu Beginn war das Feedback stark von der allgemeinen Meetingmüdigkeit der Teilnehmer geprägt. Durch die durchgeführten Verbesserungsmaßnahmen und teilweise eliminierten Meetings wandelte sich dies jedoch schnell in konstruktive Kritik bzw. Lob für den Meetingorganisator. Insgesamt half die Nutzung von TimeInvest dabei, eine Art Verbesserungsspirit zu etablieren. So wurde z.B. ein meetingfreier Freitag etabliert, weil festgestellt wurde, dass Meetingergebnisse über das Wochenende oftmals in Vergessenheit geraten oder zumindest nicht mehr so präsent wie nötig seien. Freitage sollte man daher besser zum “Abarbeiten” nutzen. Zudem konnte schnell festgestellt werden, dass es an abteilungsübergreifenden Abstimmungen mangelte. Das neu eingeführte “Cross Department Retro”, das nun alle sechs Wochen stattfindet, soll dem Abhilfe schaffen und stieß bereits auf hervorragende Resonanz.

Tatsächlich sind die Besprechungen in Österreich nicht nur effizienter geworden, sondern machen auch mehr Spaß. Alle haben das Gefühl, konstruktiv einwirken zu können und dieser Flair endet nicht bei der Verbesserung von Meetings. Fast könnte man sagen, dass ein allgemeiner Change Spirit einzog. Dieser manifestiert sich in “healthy meetings”. Der Terminkalender ist durchweg grün (über der Marke von 3,5), die Teilnehmer partizipieren und Verbesserungen am Meeting selbst werden schnell umgesetzt.

_{Klares Bild in der Kalenderansicht: alle Meetings sind grün (über 3,5).}

Unser Dank gilt Franz Eichner für das erfreuliche und aufschlussreiche Gespräch. Wir sind sehr gespannt auf die kommenden Berichte aus England und Singapur. 

Ob Großunternehmen, Mittelständler oder Start-Up: Wenn Sie sich für die Nutzung unseres Tools interessieren, sprechen Sie uns gerne direkt unter info@timeinvest.com an oder testen Sie doch hier Ihre erste Meetingevaluierung.