Fallstudie: Digital Unit VWFS AG - Konferenz Zusammenfassung

Auf der achten Tools4Agile Teams Konferenz in Wiesbaden, die am 21. und 22. November 2019 stattfand, stellten Mathis Christian und Mo Kalawa eine Projektstudie vor, die Sie bei Volkswagen Financial Services durchgeführt hatten. Mathis Christian ist seit zehn Jahren Coach und Berater für agiles Arbeiten und Gründer von TimeInvest, einem Online-Tool für effektivere Meetings in Unternehmen. Mo Kalawa arbeitet für Volkswagen Financial Services und ist als Agile Lead dort für die effektive Einführung agiler Arbeitsmethoden zuständig.

Ineffektive Meetings trotz Lean Principles

Volkswagen Financial Services startete vor ca. 4 Jahren einen Digital Hub in Berlin, mit dem Ziel das gesamte Produktangebot des Unternehmens zu digitalisieren. Dies soll zum einen die Kosteneffizienz steigern sowie andererseits eine Omni-Channel Ansprache ermöglichen, sodass Kunden auch auf allen digitalen Kanälen mit den Produkten der Gruppe in Berührung kommen können, bzw. diese bedienen können. 

Basis aller Anstrengungen diese ambitionierten Ziele zu erreichen waren Lean Principles, ein Build-Measure-Learn-Zyklus. Vor allem am Anfang machte man auch Fehler. Doch aus diesen lernte man, pivotierte die Strategie und verfolgte weiter das Ziel.

Hierbei stellte Kalawa fest, dass extrem viele Meetings stattfanden. Tatsächlich waren es im Schnitt 25 Termine pro Woche. Er beobachtete, dass Kolleginnen und Kollegen in Terminen nicht aufpassten, dass Meetingleiter unvorbereitet waren, grundsätzlich wenig Beteiligung am Gespräch herrschte und viele oftmals verspätet erschienen.

Ineffiziente Meetings als Kostenfaktor

Als Mathis Christian das Publikum fragte, ob sie bereits ähnliche Erfahrungen gemachten hätten, zeigten die Wortmeldungen deutlich, dass Kalawa mit diesen Problemen nicht allein ist. Tatsächlich hat die Unternehmensberatung Bain & Company in einer Studie herausgefunden, dass ein wöchentliches Meeting eines Angestellten im mittleren Management eines großen Unternehmens, diese Organisation 15 Millionen Dollar kostet. Für kleinere Unternehmen mit 100 Angestellten bedeutet dies ca. 100.000 bis 500.000 Dollar Kosten. Die Studie zeigte, dass Führungskräfte durchschnittlich 21 Stunden in der Woche in Meetings verbringen, acht Stunden Mails lesen und nur elf Stunden mit tatsächlicher individueller Arbeit verbringen. Tatsächlich wäre eine Teilnahme an einem Großteils der Meetings allerdings gar nicht notwendig.

Return on Time Invested als Lösung

Return on Time Invested (ROTI) ist eine einfache Methode, um herauszufinden, ob Meetings sinnvoll sind, oder nicht, bzw. um notwendige Meetings zu verbessern. Hierbei werden einfach die Meetingteilnehmer befragt, ob sie das Meeting sinnvoll fanden, oder nicht. Dies geschieht klassischerweise mit Post-its, die zum Ende jedes Meetings von jedem Teilnehmer an eine Pinnwand gepinnt werden. Sie geben in einer Skala von 1 (sehr schlechtes Zeitinvestment) bis 5 (sehr gutes Zeitinvestment) an, wie Sie das Meeting im Nachhinein einschätzen. Da dieses Feedback anschließend jedoch händisch vom Meetingleiter ausgewertet muss und dieser Vorgang erneut wertvolle Zeit raubt, haben Mathis Christian und sein Team das Tool TimeInvest entwickelt. Volkswagen Financial Services nutze das Tool über mehrere Monate im Digital Hub in Berlin und Kalawa stellte die Ergebnisse vor.

Das Tool basiert auf vier Schritten. Meetings erstellen, Evaluierungen an Teilnehmer versenden, Bewertungen erhalten und aufgrund dieses Feedbacks agieren.

Vom vollen Kalender zum effizienten Kalender

Mit TimeInvest haben Meetingteilnehmer die Möglichkeit qualitatives Feedback über das Meeting zu hinterlassen. Das gibt dem Meetingleiter die Chance Verbesserungen vorzunehmen. Stellt sich dennoch keine Verbesserung der Bewertung des Meetings ein, kann man davon ausgehen, dass das Meeting keinen Mehrwert hat. Volkswagen Financial Services verständigte sich darauf, Meetings, die langfristig eine Bewertung unter 3 erhielten, konsequent abzuschaffen.

Kalawa zeigte dem Publikum eine monatliche Kalenderansicht zu Beginn der Nutzung von TimeInvest und einige Monate später. Anfangs war der Kalender extrem voll und die Meetings zeigten - erkenntlich durch eine rote Einfärbung - dass sie schlecht bewertet war. Fünf Monate später zeigte der Kalender ein ganz anderes Gesicht. Die Meetings waren fast alle grün eingefärbt. Zudem zeigte der Kalender wesentlich weniger Meetings an, als noch zuvor. Mit TimeInvest konnten Führungskräfte die Effektivität und Effizienz innerhalb ihrer Teams steigern und Mitarbeiter fühlten sich mitgenommen weil sie Meetings bewerten konnten und so ein Stück weit selbst bestimmen konnten, wie sie ihre Zeit einsetzen.

Für Kalawa machte der erfolgreiche Einsatz von TimeInvest über mehrere Monate vor allem zwei Handlungsempfehlungen offensichtlich, die er dem Publikum zum Schluss des Vortrags nicht vorenthalten wollte:

1. Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu die Zeit, die sie für Meetings aufwenden, zu bewerten.
2. Eliminieren Sie alle langfristig schlecht bewerteten Meetings, auf Basis dieses Mitarbeiterfeedbacks.

Laut Kalawa ist dies die einfachste und günstigste Methode, um die Effizienz und Effektivität in Organisationen zu steigern.

Autor: Matthias Scheffer